2012/6/25

對紅腦人的簡報技巧

二、誰是主要聽眾

在擬定任何內容草稿前,先試著更多瞭解你的聽眾。究竟是要向誰簡報?聽眾會有多少
人?他們會希望從這次報告獲得什麼資訊?這些都能幫助你更妥善第預備簡報。明白你
的終極目標與目標聽眾,不只會大大地有助於報告「內容」,更能影響你「如何」進行
報告。

如果目標聽眾是某一特定部門或通常會一起工作的人員,你可以事先與這些人聯繫,詢
問他們是否曾經參加過一些帶給他們強烈影響的簡報或研討會,進而稍微瞭解對這群人
對溝通模式的偏好,並針對之策劃你的報告方式。

最後一定要時時提醒自己,這些商業人士的思考模式和你的不同,並試著揣摩他們會如
何思考同一件事。


三、感受至上

身為一個宅男,或程式編碼人員,或者工程師,長久以來你所受到的訓練都是:屏棄個
人感受,運用數學、邏輯、物理定律主導決策與行動。然而商業人士卻不是這麼做的。
他們常將一些情感因素帶入工作,事實上根據一份Harvard Business Review的刊物,
「最有效的決策者是那些在做決定時有著強烈情感的人」。因此向這些人簡報時,你必
須深入他們的情感與感受。

在這方面最典型的範例就是蘋果前執行長賈伯斯(Steve Jobs)。多年來許多人都曾研
究他的報告方式與風格,但最後都回歸到一個最重要的因素:賈伯斯能夠在短短幾秒內
就與聽眾達到情感上的連結。

四、資訊過載

有了大方向之後,現在我們必須來規劃簡報的細節。這裡提供一些「必做」與「千萬別
做」的事項供大家參考。儘管這個清單並不詳盡,但裡面的細項都是從前人報告經驗中
汲取的精華。

千萬別做…

1. 過度使用條列式與投影片:已有數不盡的前車之鑒:千萬不要把一堆條列式重點擠
進一張投影片,還期望這些資訊會被聽眾看完並吸收。也不要認為一串平穩無奇的條列
式重點與投影片就能幫你安然渡過簡報,因為聽眾很可能在中途就魂遊向外了。此外,
切記不要在報告開始前發放講義,十之八九,聽眾會趁你報告時把講義上的簡報內容讀
完,好在簡報完畢時向你提問。如果你真的很想發講義,可以選在報告結束時或者透過
email發送。

2. 滔滔不絕的佐證資訊:記得簡報的目的是要傳達訊息、推動改變。而造成改變最迅
速的方式就是挑起聽眾的情緒反應。用作支持論述的事實資訊要適量,而不要資訊轟炸
你的聽眾。試著在簡報中找到感性情緒與理性資訊的微妙平衡。

3. 刻意的手勢或動作:自然為上策。絕不要認為你可以事先計劃在講台上的移動或手
勢。如果你事先刻意計劃要使用什麼手勢、表情、或反應,聽眾只要短短幾秒就能看
破。

4. 道歉:每個人對於公開演說都會感到緊張,聽眾中也不乏對你的處境感同身受者。
道歉只適用於做錯事的時候,千萬不要為了你身為人類在面臨壓力時的自然反應道歉。
記住,身為報告者,你可以控制整個會場,而不是讓會場來控制你。

5. 「膨風」或瞎扯:如果在報告中你被問了一個問題卻不知如何回答,不要胡謅出一
個答案。保持質樸與誠實的態度。你可以先以「這是個很好的問題」或「我很高興你提
出個問題」來為自己爭取些許思考的時間,這麼做也使你有機會能讓聽眾明白你需要一
些額外資訊才能回答該問題,並會稍候給出答案。

6. 準時:這不是鼓勵報告者讓聽眾等你,而是要提前抵達會場去等你的聽眾。提早到
達會場不但讓你有充裕的時間備妥一切硬體器材,也使你有機會熟悉場地的限制與優
勢,好讓整體簡報達到最佳的狀態。

四、資訊過載(續)

記得這麼做…

1. 10-20-30法則:由Guy Kawaski發展出的「10-20-30」法則認為成功的簡報不應使用
超過10張投影片,要在20分鐘內完成,並且所有投影片上的文字都不應小於30號字體。
雖然這不是完全不可微調的鐵律,但謹記此原則對於呈現優良的報告必有幫助。

2. 讓大家一起笑吧:這當然不表示要將整個報告變得像搞笑脫口秀,但適度加入幽默
元素絕對是好事。和你面對面互動的是人,因此不要讓簡報變得死氣沈沈,更何況前面
曾提過,引起聽眾的情緒反應是一妙技,而幽默也是造成人們情緒和感受的元素之一。

3. 慢慢講:做簡報的新手常犯錯誤之一就是因為緊張而講太快。進行報告時,目的是
要讓資訊進入聽眾的腦海中,而這些資訊對他們來說多半是陌生的,因此他們會需要更
多時間吸收消化。此外,在報告的過程中使用「暫停」的方法,有可有效凸顯出特定重
點。

4. 備妥講稿:進行簡報時,你所呈現的資訊要能與聽眾的現實生活連結,例如:使用
一款新軟體將可讓大家提前下班。因此在報告前,應該要將事實資訊和想要達到的成
果,搭配與聽眾生活連結的部份,有條理、架構分明地擬成講稿。

5. 看著聽眾的眼睛:眼神接觸是報告中非常重要的一環,卻也是許多人覺得最困難的
一件事。眼神接觸將有助你與聽眾連結,但請記得,不要只和決策者進行眼神交流,而
要環視在場的每一位聽眾,讓每個人都感到被尊重,也使每個人都與你的報告產生連
結。

6. 從中獲得樂趣:面對一群人報告,對每天與程式碼、艱澀數學運算為伍的人來說,
簡直就是酷刑。但若能從中找到樂趣,將讓你的簡報成為雙贏的局面。如果你怯生生、
垂頭喪氣地走進會場,聽眾其實是會同情你的,他們想要你成功。記得聽眾是挺你的,
拿出自信享受這個提供人們有用資訊的過程吧!

五、練習、練習、再練習

反覆練習講稿內容,直到你確實將它們記在腦中。你不需要發表一場世紀演說,但如果
你真想讓聽眾驚艷,你的簡報就必須要分秒精彩。就連賈伯斯(Jobs)如此天生的演說
者,在每場報告前都會至少花兩天的時間進行徹底的準備。

反覆練習的另一好處是幫助你熟悉轉換的時間點及過程。在一個好的簡報中,報告者要
能與自己的投影片同步,且不需多花時間回憶每張投影片的內容,才繼續報告。

六、呼籲付諸行動

呼籲行動的最佳時間點就是簡報最關鍵的時間點:即將結尾的時候。「打鐵趁熱」是最
佳寫照。當你已經將極棒的資訊呈現給聽眾,提供一個他們能有個人連結的故事,你的
聽眾就達到興奮與熱情的巔峰了。這時就是強調並將倡議推向行動的最佳時機。你可以
鼓勵聽眾仔細考量簡報內容的可行性,千萬不要用「提問時間」或類似的投影片作結
尾,而要以建議收尾。

沒有留言:

張貼留言